Upphandling av profilprodukter

En del kommuner/regioner/statliga myndigheter väljer att upphandla profilprodukter enligt LOU. Även en del större privatägda koncerner väljer också att upphandla utan att ha några egentliga lagkrav att följa.

Det finns en del fallgropar när man upphandlar ramavtal av profilprodukter. Jag ska nedan ge några tips och råd hur man undviker de vanligaste groparna som ofta leder till sämre avtal och i värsta fall även överklagningar och långa processer i domstolarna.

Priset på en reklamprodukt bestäms av ett par variabler.
- Självklart vilken produkt man vill ha,
- I hur många färger trycket ska vara
- Hur många man köper på en och samma gång.


Färre tryckfärger ger billigare produkter. Större volymer ger lägre priser. Om du fastställer ett styckpris på 100 st i upphandlingen men sedan kommer att köpa flera tusen kommer du troligtvis få betala ett mycket högre pris än om man köpte dem utan avtal. Att löpande beställa små upplagor av samma produkt är inte heller bra för miljön då det tillkommer frakter vid varje beställning. Min rekommendation är att beställa ungefär en årsförbrukning på en gång.

Min absoluta favorit, och det jag rekommenderar alla att göra, är att direktupphandla inför varje faktiska köp. Då får man det bästa priset och de bästa villkoren för just det köpet. Att upphandla årslånga avtal med hjälp av fiktiva varukorgar är som gjort för oärliga och felaktiga anbud, något som är till nackdel både för den som ska köpa och betala för produkterna men även för vår bransch. Vid en direktupphandling måste vi räkna på att just detta köp ska täcka de kostnader vi har, och de produkter vi erbjuder måste också kunna gå att leverera. I en fiktiv varukorg finns det tyvärr företag som lämnar priser som egentligen är under våra inköpspriser för att sedan ta igen det med råge när ni beställer andra produkter med priser som till och med kan vara högre än våra normala försäljningspriser.

För den som ändå måste upphandla enligt LOU (om det beräknade avtalsvärdet överstiger tröskelvärdet/direktupphandlingsgränsen) rekommenderar jag att man upphandlar flera leverantörer. En leverantör som tillhandahåller varukorgssortimentet och 2-3 extra leverantörer dit ni inför varje köp av övriga produkter skickar en förnyad konkurrensutsättning. Med detta tillvägagångssättet får ni troligtvis bättre villkor och mer flexibilitet att hitta produkter som passar era behov, samtidigt som ni hjälper vår bransch att minimera oärliga anbud och prisdumpade varukorgssortiment.

I en upphandling är det också viktigt att vara så tydlig som möjligt med vad man egentligen önskar, och helst redan ifrån början. Ett tydligt förfrågningsunderlag gör att ni får produkter som ni faktiskt vill ha, men det hjälper också oss att lämna anbud på det som ni egentligen vill ha. En tydlig specifikation gör också att risken för överklagningar minskar.

Nedan ger jag ett exempel på hur man kan upphandla en penna.
Vilken variant tycker du ser bäst ut?

Alternativ 1



Alternativ 2


På dessa två kommer ni antingen få många följdfrågor eller så kommer ni att få ett förslag på den absolut billigaste penna som finns i vår bransch. Ni kommer också ha svårt att jämföra anbuden och risken är stor att utvärderingsprotokollet och tilldelningen kommer att överklagas.


Alternativ 3


Det här är en tydlig och bra specifikation. Tyvärr kan även den här leda till att ni får anbud på en penna som inte helt stämmer. För tyvärr finns det företag som har satt i system att lämna anbud på produkter som ”nästan” stämmer i hopp om att ingen märker det. Produkter som kanske är billigare än produkter som stämmer helt. Det i hopp om att få så låga totalsummor att man vinner och att ni vid köp inte kommer att märka att det inte riktigt stämde med vad ni ville ha från början.


Alternativ 4


Samma tydliga specifikation som i alternativ 3, men den här gör det enkelt för oss att lämna anbud på rätt produkt, och ni kommer också att ha lätt att jämföra anbuden eftersom alla har räknat på samma premisser, och har faktiskt också intygat att kraven uppfylls.

Jag gissar att du håller med mig att alternativ 4 ser bäst ut?

Vill du ha hjälp och stöd att ta fram ett bra och tydligt förfrågningsunderlag? Tveka inte att kontakta oss, vi hjälper gärna till. Vill du att vi ska vara med och räkna på en anbud? Det gör vi jättegärna. Släng gärna iväg ett mail till oss så att vi vet att upphandlingen är ute, david@tuppreklam.se



hej@tuppreklam.se

TUPP reklam AB
Törelvägen 160
906 28 Umeå

Org.nr. 556915-2001
VAT SE556915200101

Priserna på våra reklamartiklar och profilprodukter är angivna exklusive moms och frakt. Vi reserverar oss för prisändringar och fel.

Vi är ett kreditvärdigt företag enligt Bisnodes värderingssystem som baserar sig på en mängd olika beslutsregler. Denna uppgift är alltid aktuell, informationen uppdateras dagligen via Bisnodes databas.